EXCEL PARTE 4

Bloqueo de Hoja, Celdas; Filtros y Ordenar

Para proteger toda la hoja
Pestaña Revisar.
Clic en el botón Proteger Hoja.
Marcamos la casilla Proteger hoja y contenidos de celdas bloquedas.

Escribimos una contraseña y su confirmación.
Aceptar.
Desproteger la hoja:
Clic en la pestaña Revisar.
Clic en el botón Desproteger Hoja.

Entramos la contraseña y pulsamos Aceptar.

Por otro lado, si queremos proteger únicamente algunas celdas en excel. Dentro de la hoja de excel seleccionaremos todas las filas y las columnas de nuestra hoja de cálculo mediante la combinación de teclas CTRL + E.
Clic en la pestaña Inicio.
Clic en formato en el apartado de celdas.
Clic en formato de celdas

Pestaña Proteger.
Desmarcamos la casilla Bloqueada.

Aceptar.

Para proteger celda
Ahora vamos a proteger algunas celdas. Seleccionamos únicamente las celdas que queramos bloquear (También puedes ser filas y/o columnas) y continuamos con los pasos.


Pestaña Inicio.
Clic en formato en el apartado de celdas.
Clic en formato de celdas.

Pestaña Proteger.
Marcamos la casilla Bloqueda.

Aceptar.

Por último, sólo nos faltará proteger la hoja con una contraseña.
Pestaña Revisar.
Clic en el botón Proteger Hoja.
Marcamos la casilla Proteger hoja y contenidos de celdas bloquedas.

Escribimos una contraseña y su confirmación.
Aceptar.

Ahora sólo queda comprobar que efectivamente no podemos modificar las celdas bloqueadas que habíamos protegido. Para poder modificar estas celdas deberemos desproteger la hoja con la contraseña proporcionada previamente.
*Consejo: apuntar la contraseña o memorizarla para posteriores modificaciones del documento. (sin ella no se podrá modificar). No me hago responsable del mal uso o cualquier problema que pueda ocasionar. Recomiendo tener una ocopia siempre de los docuementos que se vayan a proteger.

Filtros en Excel

Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con ciertos criterios. Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de celdas con información y queremos ver solamente aquellas filas que cumplen con ciertas condiciones.
Por ejemplo, en la siguiente imagen se pueden ver los datos de ventas de una empresa. ¿Cómo puedo tener una vista con todas las filas que pertenecen a Hugo? Eso sería una tarea muy difícil de lograr si no tuviéramos la facilidad de crear filtros en Excel.

Cómo crear filtros en Excel
Para crear un filtro podemos utilizar el comando Filtro que se encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Ordenar y filtrar.

Al pulsar el botón Filtro se colocarán flechas en el extremo derecho de cada uno de los encabezados de columna de nuestros datos indicando que podemos hacer uso de los filtros. El comando Filtro también podrás seleccionar desde Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Filtro.
Otra manera de crear un filtro es transformar nuestros datos en una tabla de Excel, lo cual insertará los filtros además de aplicar un formato especial a los datos.
Cómo usar los filtros en Excel
Para filtrar la información debemos elegir una columna y hacer clic en la flecha de filtro correspondiente para mostrar las opciones de filtrado. Todos los filtros, en la parte inferior, mostrarán una lista de valores únicos con una caja de selección a la izquierda de cada uno.

Una opción que tenemos para filtrar los datos es elegir de manera individual aquellos valores que deseamos visualizar en pantalla. También podemos utilizar la opción (Seleccionar todo) para marcar o desmarcar todos los elementos de la lista. En la imagen anterior he elegido el nombre Hugo de manera que el filtro mostrará solamente las filas con dicho nombre.

Al pulsar el botón Aceptar se ocultarán las filas que no cumplen con el criterio de filtrado establecido. Observa que la flecha de filtro de la columna Vendedor ha cambiado para indicarnos que hemos aplicado un filtro. Además, los números de fila de Excel se muestran en un color diferente indicándonos que existen filas ocultas.
Filtrar por varias columnas
Si queremos segmentar aún más los datos mostrados en pantalla podemos filtrar por varias columnas. En el ejemplo anterior filtré las filas pertenecientes a Hugo, pero si además necesito saber las que pertenecen a la región Norte y Sur, entonces debo seleccionar dichas opciones dentro del filtro de la columna Región:

Al aceptar estos cambios se mostrarán solamente las filas que cumplen ambos criterios. Observa que ambas columnas habrán cambiado sus iconos para indicarnos que se ha aplicado un filtro en cada una de ellas.

Esto demuestra que es posible crear tantos filtros como columnas tengamos en nuestros datos y entre más criterios de filtrado apliquemos mucha mayor será la segmentación de datos que obtendremos.
Cómo quitar un filtro en Excel
Para quitar un filtro aplicado a una columna debemos hacer clic en la flecha del filtro y seleccionar la opción Borrar filtro de “Columna” donde Columna es el nombre de la columna que hemos elegido. Esta acción eliminará el filtro de una sola columna, pero si tenemos filtros aplicados a varias columnas y deseamos eliminarlos todos con una sola acción, entonces debemos pulsar el comando Borrar que se encuentra en la ficha Datos > Ordenar y filtrar.

Filtrar en Excel buscando valores

Ya hemos visto que todos los filtros muestran una lista de valores únicos de la cual podemos seleccionar uno o varios de ellos y justo por arriba de dicha lista de valores se muestra un cuadro de texto que nos permite hacer una búsqueda. Por ejemplo, en la siguiente imagen he colocado la palabra “este” en el cuadro de búsqueda y como resultado se ha modificado la lista de valores mostrando solo aquellos donde se ha encontrado dicha palabra:

Cuando tenemos una lista muy grande de valores únicos y no podemos identificar fácilmente aquellos que deseamos seleccionar, podemos utilizar el cuadro de búsqueda para encontrar los valores que necesitamos. También es posible utilizar caracteres comodines como el asterisco (*) o el símbolo de interrogación (?) tal como si hiciéramos una búsqueda aproximada en Excel de manera que podamos ampliar los resultados de búsqueda.
Filtros de texto en Excel
Además de las opciones ya mencionadas para filtrar en Excel, cuando en una columna se detecta el tipo de dato texto, se mostrará una opción de menú llamada Filtros de texto como la siguiente:

Al elegir cualquiera de estas opciones se mostrará un cuadro de diálogo que nos permitirá configurar cada uno de los criterios disponibles. Por ejemplo, al elegir la opción Comienza por se mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

Si colocamos la letra “a” en el cuadro de texto junto a la opción “comienza por”, entonces Excel mostrará solamente los elementos de la columna Vendedor que comiencen por la letra “a”.
Filtros de número en Excel
De manera similar, si Excel detecta que una columna contiene valores numéricos, nos permitirá utilizar filtros específicos para dicho tipo de dato tal como lo puedes observar en la siguiente imagen:

A diferencia de los Filtros de texto, Excel nos permitirá utilizar los Filtros de número para mostrar valores que sean mayores o iguales que otro o simplemente aquellos que son superiores al promedio.
Filtros de fecha en Excel
Las fechas son el tipo de dato que más opciones de filtrado nos proporcionan, tal como lo muestra la siguiente imagen:

Excel nos permitirá filtrar las fechas por días específicos como hoy, mañana o ayer e inclusive por períodos de tiempo más largos como semanas, meses, trimestres o años con tan solo seleccionar la opción adecuada.
Filtrar por color en Excel
No podíamos pasar por alto y dejar de hablar de la opción de Filtrar por color que nos ofrece Excel. Para que esta opción se habilite es necesario que las celdas tengan aplicado un color de relleno ya sea por una regla de formato condicional o modificando directamente el color de relleno con las herramientas de formato. En nuestro ejemplo he aplicado una regla de formato condicional para aquellas celdas que tengan un valor superior a $850 en la columna Total.

Una vez que las celdas tienen un color de relleno, al hacer clic en el filtro de la columna Total se mostrará habilitada la opción Filtrar por color y dentro de ella podré elegir alguno de los colores presentes en la columna.

Filtro avanzado en Excel

Aunque los filtros en Excel nos ofrecen una amplia gama de posibilidades para segmentar la información, es posible realizar un filtrado mucho más avanzado si utilizamos el Filtro avanzado. Si quieres leer un poco más al respecto, te recomiendo leer el siguiente artículo: Filtro avanzado en Excel.


Ordenar los datos
Para ordenar rápidamente los datos, realice lo siguiente:
Seleccione un rango de datos, como A1:L5 (varias filas y columnas) o C1:C80 (una sola columna). El rango puede incluir títulos creados para identificar las filas o las columnas.
Seleccione una sola celda de la columna que desea ordenar.
Haga clic en para clasificar en orden ascendente (de A a Z o del número menor al mayor).

Haga clic en para clasificar en orden descendente (de Z a A o del número mayor al menor).
Para ordenar según un criterio específico, realice lo siguiente:
Seleccione una sola celda dentro del rango que desee ordenar.
En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar.

En la lista Ordenar por, seleccione la primera columna en la que desea ordenar.
En la lista Ordenar según, seleccione Valores, Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.
En la lista Orden, seleccione el orden en el que desea aplicar la operación de ordenación: en forma alfabética o numérica, ascendente o descendente (es decir, de la A a la Z o de la Z a la A para texto o bien, de menor a mayor o de mayor a menor para los números).
Para obtener más información sobre cómo ordenar los datos, vea el tema sobre cómo ordenar datos con un Autofiltro.

Lista para validación de datos en Excel

Validar la información que introduces en Excel es de suma importancia para prevenir cualquier interpretación equivocada al momento de analizar los datos. Afortunadamente Excel tiene una funcionalidad que nos permite validar los datos al momento de ingresarlos.
Lista desplegable en Excel
Excel nos permite crear listas desplegables que dan la posibilidad al usuario de elegir un valor dentro de una lista que ha sido previamente definida y validada:

Para hacer uso de esta funcionalidad primero debes seleccionar la celda donde deseas que aparezca la lista desplegable e ir a la ficha Datos y hacer clic sobre el comando Validación de datos:

Se mostrará el cuadro de diálogo Validación de datos en donde deberás seleccionar la opción Lista:

En el recuadro Origen puedes colocar directamente los valores de tu lista desplegable separados por coma:

Al hacer clic en el botón Aceptar se verán reflejados los cambios en la celda:

Lista desplegable con valores en un rango

Si tu lista tiene muchos elementos puedes colocarlos dentro de una hoja de Excel y especificar el rango en el cuadro de diálogo Validación de datos y de esta manera tener una lista desplegable con los valores extraídos de dicho rango:

No es mala idea invertir un poco de tiempo para agregar esta funcionaldiad a tus hojas de Excel, recuerda que una lista desplegable te evitará muchos problemas al permitir el ingreso de valores previamente validados.

VÍDEO